Зачем нужны должностные инструкции

23.06.2020
92
0
0.0
Рано или поздно вы столкнетесь с тем, что люди уходят. Одних хватает на один-два года, других – на один-два месяца. И когда это происходит, вместе с сотрудником «уходят» и вложенные фирмой знания и усилия, а это значит, что нужно снова тратить время, нервы и/или деньги на обучение нового человека.

Если же выверенный временем и отшлифованный до блеска успешный опыт вашей компании находится не только в светлой голове отчалившего работника, а еще и во всех тонкостях и нюансах изложен на бумаге и хранится в ящике вашего письменного стола, это значительно упрощает дело.

Хорошая должностная инструкция должна содержать:

* что;

* как;

* в какой срок;

* в какой последовательности;

* в каких случаях надо делать;

* какой нужно получить результат;

* где фиксировать результат;

* кому из сотрудников компании отчитаться;

* какими именно словами убеждать клиентов и т. д.

С таким «руководством к действию» вы можете в короткие сроки и без дополнительных затрат (прежде всего, вашего времени) передавать новым сотрудникам все необходимые для их успешной работы данные. Это очень похоже на своеобразную чип-карту, взаимодействуя с которой новички, как в «Матрице», «загружаются» базовой информацией самостоятельно, без вашего активного участия. Вам останется только указать откуда и докуда учить, а потом принять «экзамен» и дать допуск к работе.

При добросовестно прописанном мануале вы сможете навсегда забыть о банальных вопросах персонала и многократном пересказе азбучных истин: инструкция-«шпаргалка» будет содержать все исчерпывающие разъяснения.

...
● Загорелся созданием Корпоративной Технологии Продаж на своей фирме. Мне кажется, это хорошая идея: прописать правила работы фирмы. Немного надоело одно и то же объяснять каждому новому сотруднику, а так дал КТП на изучение, через некоторое время проверил знания и вперед, новобранец, приступай к работе.

(Из частных разговоров с руководителями)

Таким образом, тщательно прописанные функциональные обязанности персонала – это отличный прикладной инструмент, предназначенный для упрощения, упорядочивания и повышения эффективности работы любой коммерческой организации (от масштабов МакДоналдса до небольшой розничной точки на рынке).

Прежде всего, через такую инструкцию, как по конвейеру, можно «пропускать» неограниченное количество новых (а при необходимости – и «старых») сотрудников фирмы бесконечное количество раз, обеспечивая при этом одинаково высокий уровень передаваемых персоналу знаний. Как говорится, и быстро, и дешево, и качественно (а не как в известной поговорке: только два варианта из трех).

Кроме того, поскольку при таком «раскладе» деятельность персонала становится прозрачной, это значительно облегчает руководителю контроль над качеством выполняемой работы.

Подобный «самоучитель» создается один раз и далее лишь дополняется и незначительно корректируется по мере появления новой актуальной информации или изменений в деятельности фирмы (например, изменение ассортиментного ряда реализуемых товаров, предоставление дополнительных услуг, введение в эксплуатацию нового оборудования и пр.).

Разумеется, создание такой документации потребует от вас определенных ресурсов, в первую очередь – времени и усидчивости. Или финансов, чтобы поручить эту работу внешнему квалифицированному специалисту, способному быстро, грамотно и простым языком (легким для запоминания, без сложной терминологии) описать функции сотрудников.

...
Я не сказал, что будет легко. Я лишь обещал открыть правду.

(Морфеус, кинофильм «Матрица»)

Кстати, сотрудничество с профессионалом извне хорошо еще и свежим «незамыленным» взглядом со стороны. Ведь для сотрудника фирмы, который «в теме» и каждый день «варится» в одних и тех же рабочих ситуациях, многие вещи могут казаться очевидными и не требующими разъяснений. Соответственно, при создании рабочих инструкций он может упустить некоторые важные моменты и нюансы. Внешний консультант же, который не знает настолько хорошо всю «кухню» изнутри, будет «докапываться» и прописывать каждую мелочь. Соответственно, и ценность созданной им документации будет на порядок выше.

Возможно, вы сейчас сидите и думаете, что у вас очень специфическая сфера деятельности, которая не поддается формализации и в каждом случае требует индивидуальных решений. Тогда спешу сообщить, что вам это, действительно, только кажется. Мой опыт показывает, что примерно 8о % рабочего процесса практически любого предприятия уже с первого захода легко поддается разбиению на простые последовательные операции. Остальные же «нестандартные» (на первый взгляд) ситуации просто требуют немного больше времени для обработки.

Зато то, что вы получаете в результате, уже в течение первых 6 месяцев с лихвой окупает затраченные усилия и ресурсы.

...
Если бы у меня было восемь часов, чтобы срубить дерево, я бы потратил шесть часов на заточку топора.

(А. Линкольн)

Вот всего лишь несколько примеров из моей практики.

...
● Разработка и внедрение рабочего процесса у одного из заказчиков (розничная сеть мебельных салонов) позволили сократить срок адаптации новых сотрудников в фирме с 3 недель до 1 недели и ускорить начало их полноценной трудовой деятельности.

...
● Другая компания, занимающаяся оптовой реализацией товаров медицинского назначения, трудоустроила на участок, где ранее работал «продажник» с медицинским образованием и опытом работы около 10 лет, девочку-выпускницу немедицинского вуза и совсем без опыта работы, и обучила ее посредством разработанных мною и моими коллегами инструкций. В результате объем продаж по данному участку не только удержался на прежнем уровне, но даже на порядок вырос: стали покупать те, кто раньше не сотрудничал с фирмой.

...
● В еще одной молодой организации (рекламное агентство полного цикла) с помощью созданных стандартов работы был запущен «конвейер» по превращению соискателей с «нулевым» трудовым стажем в успешных продавцов. Всего после 2–3 дней «натаскивания» новоиспеченные рекламные агенты отправлялись в «самостоятельное плавание» и приносили свои заказы уже в первую рабочую неделю. При этом затраты агентства на зарплаты «зеленым» сотрудникам оказались существенно ниже, чем если бы в штат трудоустраивались соискатели «с опытом», приток же приносимых заказов был стабильным и позволил фирме уверенно встать на ноги.

Таким образом, наличие прописанного рабочего процесса для каждой должности в компании позволит вам:

* перестать зависеть от «звездных» и не в меру амбициозных сотрудников, смело прощаясь с теми, кто «много хочет» и/или создает лишние трудности;

* легко, быстро и безболезненно производить замену работников;

* брать на работу людей без опыта и высоких запросов;

* забыть про сложный и долгий процесс обучения кадров и вводить новичков «в курс дела» всего за несколько дней;

* получить стабильное приемлемое качество и прозрачность работы персонала;

* существенно снизить количество ошибок в работе персонала и исключить ситуации типа «хотелось как лучше, а получилось…»;

* обеспечить больше порядка в бизнесе и расходовать в разы меньше времени и нервов на его наведение и поддержание.

Если перечисленные выше аргументы воодушевили вас на создание правильных (а не таких, которых полно «за бесплатно» в Интернете) и действительно рабочих должностных инструкций для вашего персонала, читайте о технологии их создания в следующей главе.

Теги:инструкции, нужны, зачем, должностные


Читайте также

Комментарии (0)
avatar