Почему стоит перейти на электронный документооборот

Любой бизнес связан с документами. Например, приходится оформлять договора с поставщиками или же заполнять счета на оплату работы. Несомненно, можно все делать вручную. Но это займет довольно много времени. Более простой и эффективный вариант – перейти электронный документооборот. Очень важно подробнее узнать о том, как внедрить систему электронного документооборота и лишь после этого приступать к практике.

Что такое электронный документооборот

По сути, электронный документооборот (ЭДО) – это процедура обмена разнообразными электронными документами. Они обязательно дополняются электронной подписью. Система ЭДО дает возможность автоматизировать работу с разнообразными бумагами. Система выделяется еще и тем, что в ней можно без проблем создавать различные документы, а также архивировать их или же обмениваться ими.

При желании можно ограничить доступ к системе ЭДО. В итоге доступ к ним будут получать только те лица, у которых есть такая возможность.

Причины популярности электронного документооборота

Отдавая предпочтение ЭДО, можно рассчитывать на получение нескольких преимуществ:

1. Минимизация издержек. Так, не нужно тратить огромное количество средств на бумагу, перемещение документов и иные процессы.
2. Оперативная работа с документами. Чтобы подписать большое количество документов, не нужно тратить много времени. Ведь обе стороны с ними могут ознакомиться, находясь на существенном расстоянии.
3. Оптимизация процессов. Имея доступ к системе ЭДО, можно достаточно быстро посмотреть статус документа. Если нужно, чтобы его быстро рассмотрели, следует обратиться ко второй стороне.

4. Быстрый поиск. В системе ЭДО можно подготовить базу вс документами и распределить их должным образом. При этом процесс поиска требуемого документа займет минимум времени.
5. Эффективность. Пользуясь системой ЭДО, нельзя потерять документ или же испортить его. С бумажными носителями все гораздо сложнее.
6. Предупреждение об ошибках. К примеру, сервис не позволит подписать документ тому лицу, у которого нет на это соответствующих полномочий.
7. Простое хранение. Те документы, которые уже проверены, можно без проблем архивировать и хранить.

Отдавая предпочтение электронному документообороту, можно избавиться от множества проблем и получить немало преимуществ, ведь такая система выделяется многофункциональностью и удобством использования.